Automatische Sortierung
Dabei spielt es keine Rolle, ob Nutzer einen browserbasierten Service oder ein installiertes Programm vorziehen. Sowohl bei Online-Anbietern wie GMX oder Googlemail als auch E-Mail-Clients wie Thunderbird oder Outlook lassen sich mehrere Konten einbinden, sodass die gesamte Korrespondenz in einem Dienst vereint ist. Zur besseren Übersicht legen Nutzer am besten Regeln und Filter an. Mit der entsprechenden Konfiguration sortiert die Software die Post nach vorgegebenen Eigenschaften in zuvor erstellte Ordner ein. So werden etwa archivierte Schreiben zu einem Thema automatisch zusammengefasst oder Newsletter in die passende Dateimappe verschoben.
Im Gegensatz zu Infomaterial von Online-Shops oder Netzwerken gehören persönliche Nachrichten aber auf jeden Fall zunächst in den allgemeinen Posteingang. So vermeiden die Empfänger, dass die E-Mails unbemerkt in einem Ordner abgelegt und dort übersehen werden. Außerdem sammeln sich in dem Hauptpostfach dann auch die wirklich wichtigen E-Mails, die es zu beantworten, zu bearbeiten oder zumindest zu lesen gilt - und zwar schnellstmöglich. Das mag bei manchen Absendern und unliebsamen Mitteilungen schwerfallen. Aber leider verschwinden die Nachrichten mit der Zeit nicht von allein. Deswegen: einfach rasch hinter sich bringen. Nach der Beantwortung ist es sinnvoll, die abgearbeiteten Zusendungen gleich zu löschen oder in den passenden Ablageordner zu verschieben, damit der Posteingang immer aufgeräumt bleibt.
Bei einem getippten Gedankenaustausch ist es nützlich, neben dem beantworteten Schreiben ebenfalls die Antwort selbst aufzubewahren. Auf diese Weise bleibt der Konversationsstrang stets ersichtlich, und nachdem der Austausch beendet ist, können User leicht alle dazugehörigen Elemente in den Papierkorb befördern. In der Regel besitzen die E-Mail-Anwendungen eine Archivierungsfunktion, mit der sie sich bei Bedarf sichern lassen. Dabei werden die ausgesuchten Dateien komprimiert und beim Start der Anwendung nicht mehr direkt mitgeladen. Das leert die Ordner und entschlackt gleichzeitig den E-Mail-Client. Zuletzt sollte natürlich ein Spamfilter aktiv sein, der unerwünschte Nachrichten aussortiert. Denn die beste Werbemail ist die, die erst gar nicht im E-Mail-Programm landet und die Postfächer nicht mit überflüssiger Reklame füllt.
Annette Dammann